Разместить резюме Добавить вакансию
Разместить резюме
Добавить вакансию

Вакансия не актуальна. Контактная информация не доступна.

Административный специалист
Филиал ТОО ФСДС

Административный специалист выполняет следующие основные должностные обязанности:
• регистрация и направление служебной информации генеральному директору, сотрудникам компании;
• информирование работников организации о решениях руководителя, оповещение работников о предстоящих мероприятиях;
• реализация документооборота организации, регистрация, учет, хранение входящей, исходящей корреспонденции, архивирование документов;
• печать, копирование и размножение служебных документов и других материалов по поручению генерального директора;
• разработка проектов писем, запросов, иных документов, относящихся к деятельности компании;
• подготовка заседаний, совещаний при участии генерального директора;
• материальное, техническое обеспечение, оповещение участников о времени, месте проведения мероприятий, повестке дня;
• обеспечение организации канцтоварами, расходными материалами, иными установленными товарно-материальными ценностями, используемыми в деятельности организации, их прием, учет, передачу, хранение;
• организация встреч, командировок сотрудников, заказ билетов на транспорт, аренда жилых, деловых помещений.
• корректное и своевременное заполнение табелей учета рабочего времени в соответствии с внутренними утвержденными графиками работы и отдыха и ежедневных отчетов выполнения работ;
• осуществление контроля за состоянием оргтехники;
• организация проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания оборудования, вышедшего из строя;
• прием посетителей;
• перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;
• сбор данных о присутствие на работе, обзвон работников, сбор подписей на документах;
• заполнение отчета по учету рабочего времени за учетный период, установленный водителю транспортного средства для расчета сверхурочного времени, и передача главному бухгалтеру не позднее 5го числа месяца, следующего за отчетным 3-месячным периодом;
• запрос разъяснений по сверхурочному отработанному времени у водителя транспортного средства по необходимости;
• составление актов к договорам гражданско-правового характера не позднее дня, следующего за отчетным месяцем. Предоставляет на расчет главному бухгалтеру в срок до 10 дней до окончания периода, установленного к оплате;
• составление заявок к договорам гражданского-правового характера по поручению руководства. Обеспечивает контроль подписания сторонами документов в установленные документами (договором гражданско-правового характера);
• информирование персонала о предстоящих праздничных днях и каникулах;
• заполнении таблиц - баз данных по компетенциям проектного персонала. По распоряжению руководства вносит критерии оценки, направляет на проверку операционному менеджеру;
• выпуск приказов о назначении на проекты (по стандарту ИМКА), подписание у руководства и передача на проект супервайзеру проекта;
• осуществление своевременного выпуска приказов о допуске персонала до реализации проекта по законодательству РФ, подписывает с работниками до начала проекта;
• заполнение заявок и их отправка на оформление временных и постоянных пропусков на территорию МОФ в Корсаковском районе (Пригородное) и Северо-Западного морского порта в г.Холмске для персонала. Отслеживает процесс согласования, связывается с должностными лицами, ответственными за процесс подготовки и выпуска пропусков, выясняет статус, докладывает о текущей ситуации руководству компании;
• организация процесса оформления краткосрочных поездок /визитов на территорию МОФ в Корсаковском районе (Пригородное) и Северо-Западного морского порта в г. Холмске. Подает своевременно информацию в бухгалтерию по предстоящим поездкам, дает заблаговременно данные для оформления поездок во внеурочное время. Проверяет наличие всех необходимых документов для поездок, организует необходимые документы (пропуска, сертификаты и т.д);
• проверка за 2 месяца до начала проекта наличия и сроков действия всех необходимых документов для работы: медицинской комиссии, водолазной комиссии, сроки действия сертификатов, тренингов. О результатах проверки докладывает руководителю проекта;
• согласование с руководством организацию необходимого обучения для персонала компании. Отслеживает сроки истечения и своевременно направляет сотрудников для прохождения необходимого обучения. В случае оформления обучения за счет компании для сторонних подрядчиков/исполнителей работ по договорам ГПХ - информирует главного бухгалтера о сумме обучения. Данные по обновленным тренингам и обучениям заносит в соответствующие базы данных и таблицы;
• организация процесса мобилизации/демобилизации: согласовывает персонал для проекта, подготавливает информацию о ставках в заявках, контролирует подписание сторон заявок;
• направление на согласование операционному менеджеру матрицу по компетенциям и обучениям и отслеживает ее одобрение;
• осуществляет проверку готовности работников/исполнителей: наличие комиссий, сертификатов, тренингов и т.д;
• составление гражданско-правовых договоров для впервые заезжающего на проект исполнителя, проверяет наличие предыдущих договоров, сверяет сроки действия;
• организация авиа-, железнодорожных билетов, уточняет по перемещениям на такси, предупреждает о наличии платежных документов (квитанций, чеков) для возмещения;
• уведомление всех работников о пребывании на карантине/изоляции и всех требованиях Клиента, в связи с эпидемиологической ситуацией в регионе;
• уточнение сроков действия медицинской комиссии и предупреждает заранее руководство об имеющихся рисках на период действия проекта;
• консультирование по установленным вопросам в рамках своих должностных обязанностей;
• исполнение иных поручений своего непосредственного руководителя, а также генерального директора в рамках выполнения своих трудовых функций.
Отличное знание английского языка - обязательное условие!

График работы:
С понедельника по пятницу с 09.00 до 17.15;
Полный соц. пакет;
Полис ДМС;
З/П при собеседовании.